Veilig live online trainen met ZOOM

ZOOM is een veelgebruikte tool voor live online trainingen. Het is eenvoudig toegankelijk voor deelnemers, stabiel in geluid en beeld en biedt meerdere tools voor de trainer. Dit zijn de redenen, dat UL-Team heeft gekozen voor ZOOM voor het live online trainen.

Deze keuze hebben we gemaakt na uitgebreid onderzoek met een aantal trainers. Juist omdat ZOOM in het voorjaar van 2020 veelvuldig in het nieuws kwam en bleek dat veiligheid en privacy niet goed gewaarborgd waren, vonden we dit onderzoek en toetsing in de praktijk noodzakelijk. We willen immers niet alleen een veilige leeromgeving voor onze deelnemers, maar zeker ook een veilige omgeving voor onze trainers en onze relaties, als trainingen via het eigen netwerk en/of werkemail plaatsvinden.

ZOOM heeft inmiddels volop actie ondernomen om een veilig gebruik en privacy van deelnemers te waarborgen. Enerzijds door zaken achter de schermen beter te regelen en anderzijds door de trainer de mogelijkheid te geven voor aanpassing van instellingen.

Hier leggen we uit hoe ZOOM omgaat met privacy en security, en geven we aan welke invloed UL-Team en de trainer hebben op privacy vriendelijk gebruik.

Hoe gaat ZOOM om met privacy en security?

ZOOM heeft op 29 maart 2020 haar privacy statement aangepast. Hierin geven ze aan dat zij geen data verkopen van hun gebruikers. Wel delen zij persoonsgegevens met Google Analytics en Google Ads, maar alleen als je hun website bezoekt en hier toestemming geeft voor advertentiecookies. Er zitten geen advertentiecookies of een andere trackingtechnologie in de applicatie zelf. Ook is ZOOM gestopt met het delen van data met Facebook. Tot slot is ZOOM Privacy Shield- en SOC2 type II-gecertificeerd. Dit geldt als een goede privacy standaard voor een Amerikaanse dienstverlener.

Met deze wijzigingen lijken de zorgen op AVG-gebied mee te vallen. Uiteraard geeft een privacy statement geen garantie voor de uitvoering. Daarom is het zo belangrijk dat we als organisatie zorgen, dat er zo min mogelijk privacy gevoelige informatie beschikbaar komt via ZOOM. Tot slot wordt alle communicatie inmiddels versleuteld met de zogenaamde de AES 256-bit GCM encryptie: een van de allerhoogste standaarden. Geen kans meer op ongewenste meeluisteraars.

Toch kunnen we niet zeggen, dat het gebruik van ZOOM waterdicht is, Maar geen enkele – door derden gerunde – communicatiedienst, zoals Teams of Skype, kan dit garanderen. Meelezen, kijken en luisteren met meetings is gewoonweg een van de rechten die zo’n tool zich toe-eigent. Het is belangrijk bewust te zijn van deze situatie.

Invloed van UL-Team en de trainer op juist gebruik ZOOM

Ook UL-Team heeft invloed op veilig gebruik van ZOOM. Daarom gebruiken we alleen betaalde licenties, zodat we meer mogelijkheden hebben om instellingen aan te passen voor een veilig gebruik. We geven iedere training een unieke toegangscode / link, kan alleen de trainer haar deelnemers toegang geven tot de bijeenkomst en is het niet mogelijk om opnames te maken. Via de verwerkersovereenkomst vragen we ook toestemming om te werken met ZOOM voor live online lessen.

De toegangslink wordt per mail aan de deelnemers gestuurd. Ook geven we daarbij het advies om alleen op een laptop of computer de training te volgen. Telefoon is ongeschikt en tablet ook liever niet. De ZOOM tool is te gebruiken vanuit de browser (Google Chrome of Mozilla Firefox), dus er hoeft niets gedownload te worden. Daarnaast beheren we op kantoor deze instellingen en zijn de trainers alleen gebruikers van de tool. Zo voorkomen we dat instellingen makkelijk veranderd kunnen worden.

Onze online trainingen zijn over het algemeen gericht op leidinggeven en persoonlijke effectiviteit. Er wordt wel persoonlijke informatie en verhalen gedeeld, maar geen bedrijfsgevoelige gegevens.

Voor start van een virtuele training, plannen we een testmoment in, zodat de deelnemer de gelegenheid krijgt om de toegang tot ZOOM te testen. Zo kunnen we eventuele geluid of beeldproblemen tijdig onderkennen en krijgt de deelnemer de gelegenheid om zaken te organiseren.

Onze trainers leggen aan het begin van de training de verschillende mogelijkheden uit (geluid/video/chat) en adviseren om alle andere applicaties te sluiten op de laptop en computer. Tijdens de training werken we met geluid en video aan, maar bij binnenkomst in de training moeten deelnemers dit eerst zelf aanzetten. Ook tijdens de training blijft de mogelijkheid voor iedere deelnemer dit zelf uit te zetten. Tot slot zijn alle mogelijkheden om chatberichten op te slaan en opnames te maken, uitgeschakeld.

Aan het einde van de bijeenkomst wijst de trainer erop, dat de deelnemer checkt of de applicatie ZOOM echt afgesloten is. Het systeem vraag om een bevestiging voor het verlaten van de bijeenkomst, maar om er zeker van te zijn, dat de deelnemer dit serieus neemt, wijst de trainer hier ook op. Zo zorgen we samen voor een wijs en veilig gebruik van ZOOM.

‘Samen veilig leren, dat is UL-Team, facilitaire opleidingen en trainingen’